Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari dell'INAF (Istituto Nazionale di Astrofisica)

PREMESSO CHE:

• gli articoli 20, comma 2, e 21, comma 2, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 ("Codice in materia di protezione dei dati personali") stabiliscono che nei casi in cui una disposizione di legge specifichi la finalità di rilevante interesse pubblico, ma non i tipi di dati sensibili e giudiziari trattabili ed i tipi di operazioni su questi eseguibili, il trattamento è consentito solo in riferimento a quei tipi di dati e di operazioni identificati e resi pubblici a cura dei soggetti che ne effettuano il trattamento, in relazione alle specifiche finalità perseguite nei singoli casi;
• il medesimo art. 20, comma 2, prevede che detta identificazione debba essere effettuata nel rispetto dei principi di cui all'art. 22 del citato Codice, in particolare, assicurando che i soggetti pubblici:

a) trattino i soli dati sensibili e giudiziari indispensabili per le relative attività istituzionali che non possono essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa;

b) raccolgano detti dati, di regola, presso l'interessato;

c) verifichino periodicamente l'esattezza, l'aggiornamento dei dati sensibili e giudiziari, nonché la loro pertinenza, completezza, non eccedenza ed indispensabilità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi;

d) trattino i dati sensibili e giudiziari contenuti in elenchi, registri o banche di dati, tenuti con l'ausilio di strumenti elettronici, con tecniche di cifratura o mediante l'utilizzazione di codici identificativi o di altre soluzioni che li rendano temporaneamente inintelligibili anche a chi è autorizzato ad accedervi;

e) conservino i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale separatamente da altri dati personali trattati per finalità che non richiedono il loro utilizzo;

• sempre ai sensi del citato art. 20, comma 2, detta identificazione deve avvenire con atto di natura regolamentare adottato in conformità al parere espresso dal Garante, ai sensi dell'art. 154, comma 1, lettera g);
• il parere del Garante per la protezione dei dati personali può essere fornito anche su "schemi tipo";
• l'art. 20, comma 4, del Codice, prevede che l'identificazione di cui sopra venga aggiornata e integrata periodicamente;

VISTE le restanti disposizioni del Codice;

CONSIDERATO che possono spiegare effetti maggiormente significativi per l'interessato le operazioni svolte, in particolare, pressoché interamente mediante siti web, o volte a definire in forma completamente automatizzata profili o personalità di interessati, le interconnessioni e i raffronti tra banche di dati gestite da diversi titolari, oppure con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal medesimo titolare del trattamento, nonché la comunicazione dei dati a terzi;

RITENUTO di individuare in maniera analitica nelle schede allegate, con riferimento alle predette operazioni che possono spiegare effetti maggiormente significativi per gli interessati, quelle effettuate da questo Istituto, in particolare le informazioni sensibili e giudiziarie detenute dal medesimo titolare del trattamento, di eventuali comunicazioni a terzi, nonché di diffusione;

RITENUTO, altresì, di indicare in maniera sintetica anche le operazioni ordinarie che questo Istituto necessariamente svolge al fine di perseguire le finalità di rilevante interesse pubblico individuate per legge (operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazion e, utilizzo, blocco, cancellazione e distruzione);

CONSIDERATO che per quanto concerne tutti i trattamenti di cui sopra si è preventivamente verificato il rispetto dei principi e delle garanzie previste dall'art. 22 del Codice, con particolare riferimento alla pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati sensibili e giudiziari utilizzati rispetto alle finalità perseguite; all'indispensabilità delle predette operazioni per il perseguimento delle finalità di rilevante interesse pubblico individuate per legge, nonché all'esistenza di fonti normative idonee a rendere lecite le medesime operazioni o, ove richiesta, all'indicazione scritta dei motivi;

VISTO il provvedimento generale del Garante della protezione dei dati personali del 30 giugno 2005 (pubbl icato in G.U. n. 170 del 23 luglio 2005);

VISTO il parere del Garante reso in data 27 gennaio 2006.ai sensi dell’art. 154 del Codice;

RILEVATO che il presente atto non comporta impegno di spesa a carico del bilancio e pertanto non ha rilevanza sotto il profilo contabile;

approva il seguente regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari ai sensi del Codice:

ARTICOLO 1
Oggetto del Regolamento

Il presente Regolamento in attuazione del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, identifica le tipologie di dati sensibili e giudiziari e le operazioni eseguibili da parte dell’Inaf nello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali.

ARTICOLO 2
Individuazione dei tipi di dati e di operazioni eseguibili

In attuazione delle disposizioni di cui agli artt. 20, comma 2, e 21, comma 2, del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, le schede numerate che formano parte integrante del presente Regolamento, contraddistinte dai numeri da 1 a 7 , identificano i tipi di dati sensibili e giudiziari per cui è consentito il relativo trattamento, nonché le operazioni eseguibili in riferimento alle specifiche finalità di rilevante interesse pubblico perseguite nei singoli casi ed espressamente elencate nel d.lg. n. 196/2003 (artt. 68,71,73, 112).

I dati sensibili e giudiziari individuati dal presente regolamento sono trattati previa verifica della loro pertinenza, completezza e indispensabilità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi, specie nel caso in cui la raccolta non avvenga presso l'interessato.

Le operazioni di interconnessione, raffronto, comunicazione e diffusione individuate nel presente regolamento sono ammesse soltanto se indispensabili allo svolgimento degli obblighi o compiti di volta in volta indicati, per il perseguimento delle rilevanti finalità di interesse pubblico specificate e nel rispetto delle disposizioni rilevanti in materia di protezione dei dati personali, nonché degli altri limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti.

I raffronti e le interconnessioni con altre informazioni sensibili e giudiziarie detenute dall’ Ente sono consentite soltanto previa verifica della loro stretta indispensabilità nei singoli casi ed indicazione scritta dei motivi che ne giustificano l'effettuazione.

Le predette operazioni, se effettuate utilizzando banche di dati di diversi titolari del trattamento, nonché la diffusione di dati sensibili e giudiziari, sono ammesse esclusivamente previa verifica della loro stretta indispensabilità nei singoli casi e nel rispetto dei limiti e con le modalità stabiliti dalle disposizioni legislative che le prevedono (art. 22 del d.lg. n. 196/2003).

Sono inutilizzabili i dati trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali (artt. 11 e 22, comma 5, del D.lg. n. 196/2003).

ARTICOLO 3
Riferimenti normativi

Al fine di rendere maggiormente semplificata la lettura del presente regolamento, le disposizioni di legge, citate nella parte descrittiva delle "fonti normative" delle schede, si intendono come recanti le successive modifiche e integrazioni.

Fonte normativa (indicare, se possibile, le fonti normative sull'attività istituzionale cui il trattamento è collegato) Codice civile (artt. 2094-2134); d.P.R. 30.06.1965, n. 1124; l. 20.05.1970, n. 300; l. 7.02.1990, n. 19; d.lg. 19.09.1994, n. 626; l. 12.03.1999, n. 68; legge 8.03.2000, n. 53; d.lg. 30.03.2001 n. 165; d.lg. 26.03.2001, n. 151; d.P.R. 28.12.2000, n. 445; d.lg. 15.08.1991, n. 277; l. 14.04.1982, n. 164; Legge n. 64/2001; CCNL; Contratti collettivi decentrati.

Instaurazione e gestione dei rapporti di lavoro dipendente di qualunque tipo, anche a tempo parziale o temporaneo, e di altre forme di impiego che non comportano la costituzione di un rapporto di lavoro subordinato (art. 112, d.lg. n. 196/2003)

Particolari forme di elaborazione

h) all'ISPESL (ax art. 70 d.lg. n. 626/1994)

Personale - Gestione del rapporto di lavoro del personale impiegato a vario titolo presso l’Inaf - attività relativa al riconoscimento di benefici connessi all'invalidità civile e all'invalidità derivante da cause di servizio, nonché da riconoscimento di inabilità a svolgere attività lavorativa

Fonte normativa (indicare, se possibile, le fonti normative sull'attività istituzionale cui il trattamento è collegato)

D.P.R. 30.06.1965, n. 1124; l. 24.05.1970, n. 336; legge 5.02.1992, n. 104; l. 12.03.1999, n. 68; D.P.R. 29.10.2001, n. 461; l. 8.08.1995, n. 335; Regolamento in materia di organizzazione del personale

Concessione, liquidazione, modifica e revoca di benefici economici, agevolazioni, elargizioni, emolumenti (art. 68 d.lg. n. 196/2003)

Particolari forme di elaborazione

Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità (specificare ed indicare l'eventuale base normativa):

I dati vengono acquisiti dall'interessato e da terzi previa richiesta dell'interessato (in particolare dalla Commissione medico ospedaliera territorialmente competente per l'accertamento delle condizioni di idoneità al servizio e dal Comitato di verifica per le cause di servizio in caso di richiesta di riconoscimento di invalidità dipendente da causa di servizio e/o equo indennizzo). In caso di richiesta di pensione privilegiata, i dati vengono trasmessi all'Inpdap per l'erogazione del trattamento pensionistico. Uguale trasmissione si ha nell'ipotesi di richiesta di riconoscimento alla contribuzione figurativa di cui all'art. 80, l. n. 388/2000. Esperita l'istruttoria, la determinazione dirigenziale relativa al riconoscimento dell'invalidità viene comunicata all’ INAIL (per gli accertamenti connessi alla liquidazione ai sensi dell'art. 130 d.lg. n. 112/1998). Vengono effettuate interconnessioni e raffronti con amministrazioni e gestori di pubblici servizi: tale tipo di operazioni sono finalizzate esclusivamente all'accertamento d'ufficio di stati, qualità e fatti ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive ai sensi dell'art. 43 del d.P.R. n. 445/2000.

Attività relative alla consulenza giuridica, al patrocinio, alla difesa in giudizio dell'amministrazione, nonché alla consulenza e copertura assicurativa in caso di responsabilità civile verso terzi dell'amministrazione

Fonte normativa (indicare, se possibile, le fonti normative sull'attività istituzionale cui il trattamento è collegato) Codice civile; Codice penale; Codice di procedura civile; Codice di procedura penale; Leggi sulla giustizia amministrativa; D.lg. 30.03.2001, n. 165; d.P.R. 29.10.2001, n. 461

Finalità volte a fare valere il diritto di difesa in sede amministrativa o giudiziaria (art. 71 del d.lg. n. 196/2003)

Particolari forme di elaborazione

Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalità (specificare ed indicare l'eventuale base normativa):

Gestione delle Biblioteche, dei Centri di documentazione e dei Musei

Fonte normativa (indicare, se possibile, le fonti normative sull'attività istituzionale cui il trattamento è collegato) D. Lg. 29/10/1999 n.490; D. Ministeriale 10/5/2001; D.lg. 22.01.2004, n. 42

Attività di promozione della cultura scientifica (art. 73, comma 2, lett. c), D.lg. n. 196/2003)